Что делать, если работник уволился, но задолженность перед компанией осталась?

Разберем, что делать в ситуации, когда работник уволился, но остался должен организации определенную денежную сумму. Как поступить бухгалтеру? Как списать эти долги?

Возможно ли взыскание задолженности с этого сотрудника?

В некоторых случаях при увольнении сотрудника бухгалтер сталкивается с проблемой наличия у него задолженности перед компанией. Долги могут появиться в следующих случаях:

  • есть непогашенный займ, выданный ему ранее компанией;
  • имеется невозвращенный остаток подотчетных сумм;
  • был выдан аванс, который работник к моменту увольнения не успел отработать;
  • имеется материальный ущерб, причиненный организации (к примеру, штрафы за нарушение правил дорожного движения или порча имущества компании).

Кроме того, долги могут возникнуть из-за использованного авансом отпуска, который так и не был до конца отработан на момент увольнения. Отказать в увольнении сотруднику, имеющего задолженность, компания не может – она вправе лишь потребовать двухнедельной отработки согласно закону.

При увольнении сотрудника бухгалтер производит окончательный расчет всех сумм, которые положены этому работнику. Из них можно произвести удержание задолженности. Однако есть некоторые подводные камни, о которых следует знать. Так, далеко не каждую задолженность можно удержать из расчета увольняющегося работника. Удержания возможны для:

  • возмещения неотработанного аванса;
  • погашения аванса, вовремя не возвращенного и неизрасходованного, который был выдан, например, для осуществления служебной командировки;
  • возврата лишних сумм, которые были выплачены сотруднику вследствие ошибок, допущенных бухгалтером;
  • за неотработанные дни отпуска, если увольнение осуществляется до окончания рабочего года, в счет которого уже был получен ежегодный оплачиваемый отпуск (в случае сокращения штата, а также ликвидации фирмы удержание лишних отпускных незаконно).

Особенности первых трех выплат: работник не должен оспаривать факт удержания (он должен написать письменное согласие), решение об удержании должно быть принято не позже 1 месяца со дня окончания срока, который установлен для осуществления возврата аванса, возвращения долга или неверно исчисленных выплат (в случае пропуска этого срока удержание незаконно).

Кроме того, общий размер удержаний во время каждой выплаты зарплаты не должно превышать 20%, причем размер удержаний исчисляется из той суммы, которая остается после удержания налогов.

Если 20% от расчета не хватает на покрытие задолженности или если речь идет о долге по займу, то компания может предложить работнику добровольно отдать долг, написав согласие на удержание сразу всей суммы долга за один раз. Если же компания получает отказ, можно обратиться в суд – исход дела будет зависеть от конкретной ситуации. Незначительные суммы задолженности компания может «простить» (составляется соглашение о прощении долга).